Frixion DMS

Elk project krijgt zijn eigen werkruimte op basis van de door ons opgestelde templates.

Wordt een document opgeslagen of aangepast? Dan wordt er automatisch een nieuwe versie van dat document opgeslagen. Zo kan u, in geval van problemen, steeds de volledige geschiedenis van het bestand raadplegen en indien nodig een vorige versie herstellen.

De oplossing kan gebruikt worden vanuit alle recente browsers. Het is dan ook niet nodig om extra software te downloaden op uw computer. U hebt dus altijd en van overal toegang tot uw gegevens.

Deze functionaliteit maakt het mogelijk om binnen een document op hetzelfde moment met meerdere mensen samen te werken. Zowel in de browser als in de client applicaties (Word, Excel, Powerpoint en Onenote).

Een project werkruimte biedt de mogelijkheid om zowel documenten als lijsten op te slaan. Zo kan u al uw documenten voor een project centraal beheren, maar ook andere informatie zoals contactenlijsten of takenlijsten opslaan.

Onze oplossing bevat een geavanceerde zoekfunctie die het toelaat om bestanden of andere gegevens op te zoeken op basis van kernwoorden en andere verscheidene filters. Op die manier vindt u steeds efficiënt uw informatie terug.

We maken gebruik van tags om alle informatie logisch op te delen en terug te vinden.

Op basis van tags maken we weergaves aangepast aan de context van een situatie. Wat het mogelijk maakt om bestanden en andere informatie op te delen en sneller terug te vinden.

We bieden de mogelijkheid om een samenwerking met mensen buiten uw organisatie aan te gaan. Op die manier blijft alle informatie centraal in uw organisatie en kan u veilig samenwerken met externe partners.

De oplossing kan worden gebruikt vanop eender welk toestel: computer, tablet en smartphone.

Onze oplossing voorziet de nodige navigatiecomponenten om eenvoudig doorheen de verschillende projecten en contexten te navigeren.

Ook de oplossing voor vergaand rechtenbeheer is voorzien. Zo hebt u de mogelijkheid om rechten per project toe te kennen of eventueel te werken op basis van de toegewezen rollen.

De belangrijkste functionaliteiten staan duidelijk toegelicht in de Wiki-pagina’s aan de hand van tekst en screenshots. Zo hebben uw medewerkers steeds de nodige informatie snel beschikbaar en kunnen ze zelfstandig verder werken.

Via template picker kunnen al uw documentsjablonen centraal worden beheerd en aangeboden worden binnen de verschillende projectwerkruimtes. Vanuit een documentenbibliotheek kunnen uw medewerkers dankzij de actuele sjablonen meteen de juiste documenten aanmaken.

De multi-upload functionaliteit laat het toe om eenvoudig meerdere documenten in één beweging aan het systeem toe te voegen. Op basis van een simpele selectie worden alle documenten niet alleen in het systeem geüploaded, maar worden ze ook op de juiste plaats neergezet en voorzien van de nodige tags. Dit bespaart uw medewerkers heel wat tijd en zorgt er alsnog voor dat de informatie goed georganiseerd blijft.

Met deze add-on zorgen we ervoor dat uw medewerkers zelfstandig projectwerkruimtes kunnen aanmaken. Uw medewerkers lanceren een aanvraag voor een nieuwe werkruimte door een aantal parameters op te geven. Op basis daarvan wordt automatisch een nieuwe werkruimte aangemaakt. De nodige bibliotheken, lijsten en rechten worden voorzien. Indien gewenst kan het aanvragen voor een nieuwe werkruimte gepaard gaan met een goedkeuringsworkflow.

We bieden de mogelijkheid om een aantal van uw specifieke bedrijfsprocessen te digitaliseren en waar mogelijk te automatiseren.

Integratie met andere systemen is mogelijk . Bijvoorbeeld het ophalen van metadata uit een ERP- of CRM-systeem.

Met deze functionaliteit kan u bij de start van een project een lijst van de benodigde documenten opstellen. Hierbij worden de nodige tags en informatie rond deze documenten meegegeven. Deze lijst kan u importeren in het project waarna er containers/placeholders voor elk document worden aangemaakt. Daardoor besparen de projectmedewerkers heel wat werk en dragen ze bij tot een goede structuur in uw projectdocumentatie. Daarnaast helpt het uw organisatie om de documentenstroom in het project te standaardiseren en worden belangrijke documenten niet vergeten.

Door documenten in de winkelkar toe te voegen kunnen medewerkers ze bundelen tot 1 groep. Vervolgens kunnen ze acties ondernemen op de geselecteerde documenten. Standaard bieden we de mogelijkheid om een export in ZIP formaat te genereren met bijhorende documentenlijst. Echter kunnen er nog talloze andere acties aan gekoppeld worden.

Dankzij de digitale handtekening kan u documenten eenvoudig en rechtsgeldig ondertekenen en digitaal retourneren.

Met deze functie kunt u projectgerelateerde metagegevens in bulk importeren.