Om het overzicht te behouden binnen uw organisatie, is het belangrijk dat iedere medewerker op dezelfde manier met bestanden omgaat (opslaan, naamgeving, …).

Gebeurt dit niet? Dan wordt digitaal samenwerken erg moeilijk. Gelukkig is de oplossing eenvoudiger dan u denkt. Doordat uw team een DMS gebruikt en de ‘spelregels’ daarvoor samen werden vastgelegd, ontstaat er een uniforme werkwijze waardoor het beheer van documenten efficiënter verloopt.

Wanneer verschillende collega’s samenwerken aan één bestand, bestaat de kans dat belangrijke informatie verloren gaat of wordt overschreven. Het vraagt heel wat energie om verschillende werkkopieën weer samen te brengen. Dat is niet efficiënt.

Door een DMS te integreren en juist te gebruiken, wordt de recentste versie van ieder document automatisch opgeslagen. Zo werkt iedereen steeds in het juiste document.

Zijn er bestanden gedeeld met sommige collega’s maar is de informatie niet relevant voor hen? Of zouden ze in principe geen toegang mogen hebben tot deze bestanden? Met een DMS past u de toegang en bewerkingsrechten probleemloos aan.

Gaat er wel eens tijd verloren aan het terugvinden van dat ene bestand? Omdat niet iedereen op dezelfde manier werkt? Of omdat bestanden op de verkeerde plaats worden opgeslagen en hierdoor gedecentraliseerd geraken?

Een DMS voorkomt dit soort problemen. Samen bepalen we de ‘spelregels’ voor het opslaan van bestanden. Zo is de juiste informatie dankzij ingebouwde zoektermen, filters of aangepaste zoekfuncties na enkele klikken binnen handbereik.

Werkruimtes in het Frixion DMS worden op basis van templates aangemaakt. Daarin  bepalen we de nodige spelregels, structuur en rechten zodat werkruimte de configuratie van de template overneemt. Resultaat? Een duidelijk kader, waarin u met een gerust hart uw mensen autonoom kan laten werken.

Werkruimtes worden zelfstandig aangevraagd door uw medewerkers en bijgevolg automatisch aangemaakt. Zo kan iedereen snel en correct een werkruimte opzetten en verlicht u de last op uw IT afdeling die mogelijks de bottleneck vormt.

U heeft vermoedelijk een bepaalde methodologie die u volgt bij het opleveren van projecten. Mogelijks heeft u ook een kwaliteitshandboek dat duidelijk beschrijft hoe er aan bepaalde eisen kan worden voldaan. Toch geeft elke projectleider of elk teamlid hier een eigen interpretatie aan waardoor niet alle projecten volgens dezelfde standaarden worden opgeleverd.

Binnen het Frixion DMS kunt u voor elk project een lijst met op te leveren documenten opgeven. Voor elk document wordt dan een documentcontainer aangemaakt. Zodat u de deliverables zelf, maar ook eventuele bijlages of ondersteunende documenten makkelijk kan groeperen.

Aan elke documentcontainer is een status gekoppeld waarmee u een overzicht creëert dat aangeeft welke deliverables reeds compleet zijn en welke deliverables nog moeten worden afgewerkt.

Een stapje verder gaan? Dan houden we centraal een configuratie van de verschillende types projecten en hun deliverables bij. Zo maakt het systeem automatisch de juiste documentcontainers aan op basis van het type project dat wordt geselecteerd bij het aanvragen van een projectwerkruimte.

Door te werken met metadata en tags, ontstaat er meer context rond documenten en informatie. Zo kan u weergaves aanpassen om enkel relevante inhoud te tonen. Of kan men efficiënt en snel te zoeken naar informatie.

Vaak is iedereen het eens dat die structuur zinvol is. De discipline om deze tags  aan elk document opnieuw toe te voegen kan wel een drempel vormen. . Het lijkt namelijk arbeidsintensiever om een document correct op te slaan.

Om die drempel zo laag mogelijk te houden, heeft het Frixion DMS een intelligente upload functionaliteit. Zo houdt onze oplossing altijd rekening met de context die reeds is gekend waardoor bepaalde tags automatisch toegevoegd worden. Ook onze multi-upload functionaliteit, die toelaat om meerdere documenten tegelijk in het systeem op te laden, maakt alles een stuk eenvoudiger. U kan immers de tags voor de hele batch selecteren.

Naast het efficiënt toevoegen van tags, zal het systeem ook herkennen op welke plaats de documenten moeten worden opgeslagen. Zo worden dus de juiste tags toegekend én de documenten op de juiste plaats neergezet in 1 handeling.

Worden de verschillende fases om tot een finaal document te komen nog manueel beheerd? Delen uw medewerkers hun documenten via mail of andere kanalen? Worden goedkeuringen per mail of mondeling gevraagd zonder voldoende “trace” bij te houden van wie wat heeft beslist?

Of is het vaak onduidelijk in welke staat een document zich nu bevindt? (Finaal, wachtend op goedkeuring, in progress,…) En wie in die bepaalde staat de verantwoordelijkheid over het document heeft?

In het Frixion DMS definiëren we de nodige automatische processen zodat de levenscyclus van uw documenten automatisch wordt opgevolgd waar dat kan. Zo kunnen goedkeuringen volledig digitaal verlopen en wordt er steeds een duidelijk logboek bijgehouden. Dat laatste kan in geval van audits of disputen de voorafgaande beslissingen transparant weergeven.

Door deze processen te digitaliseren weet iedereen in welke fase van de levenscyclus een document zich bevindt. Aan de hand van veranderingen in -of de status van- het document, kunnen goedkeuringen en andere acties automatisch worden gestart. Zo bent u zeker dat voor elk document de correcte stappen worden doorlopen en dat bespaart u uw medewerkers heel wat tijd.

Gebruiken uw mensen vaak onbeveiligde kanalen zoals dropbox of WeTransfer om bestanden te delen? Intern en zelfs met externe partners?

Met het Frixion DMS worden alle bestanden centraal bewaard. Waar de juiste rechten van toepassing zijn en waar men veilig met externen kan samenwerken.  Uw externe partners kunnen indien gewenst zelfs real time op de recentste versies van bestanden werken. Zo bespaart u tijd en voorkomt u verwarring.

Het Frixion DMS is toegankelijk vanop elke computer of toestel met een internetverbinding. Of u nu thuis op een privé toestel werkt of onderweg op een mobiel toestel u geniet toch van alle voordelen van een gestructureerd DMS. Steeds veilig maar zonder gedoe met aparte rechten of ingewikkelde verbindingen tot stand te brengen.

Worden belangrijke documenten steeds via email met uw externe partners gedeeld? Bent u niet zeker of de meest recente versie uit de emails wordt gehanteerd? Of komen de documenten telkens toe bij een enkele persoon en zijn ze niet onmiddellijk gedeeld met het team?

Met het Frixion DMS worden al deze bestanden centraal bewaard en zijn ze direct toegankelijk voor het hele team! Zo kijkt iedereen steeds naar de recentste versie van de documenten en worden dubbel werk en vergissingen vermeden.

Bij een aanbestedingen kan een kwalificatiecriterium wel eens zijn dat u moet kunnen aantonen gestructureerd met documenten te kunenn omgaan. Al dan niet volgens een bepaalde norm. Indien u dat niet kan, wordt u uitgesloten van de aanbesteding, ondanks dat u beschikt over de juiste capaciteiten.

Onze oplossing is een gestructureerde en moderne manier om met documenten om te om te gaan. Zowel voor u, uw collega’s maar ook voor uw externe partners/klanten. Een eigen configuratie waarbij bepaalde normen (bv. ISO) gerespecteerd worden binnen het DMS is ook mogelijk.